Что такое конференц зал и для чего нужен

Конференц залы как важный элемент повышения эффективности управленческих решений в организациях любого размера и уровня

Конференц-залы и их роль

В советские времена существовал термин «актовый зал», и все хорошо знают и помнят, что это за помещение и какие функции оно выполняло. Примечательно, что такие помещения востребованы и в современном мире. Правда, название «актовый зал» безнадёжно устарело, и теперь оно используется для обозначения места, где можно провести школьное или институтское собрание. Серьёзным компаниям нужна не менее серьёзная информационная площадка, и называть её актовым залом как-то не солидно. Да и не нужно использовать советские словосочетания, от которых так и веет пионерскими галстуками, комсомольскими значками и партсобраниями, тем более что в русском языке появились новые словосочетания: «конгресс-холл», «коворкинг-центр», «конференц-зал».

А нужен ли конференц-зал компании?

Современные конференц-залы, оборудование в которых должно соответствовать своему времени, предназначены для проведения, как внутрикорпоративных, так и более масштабных мероприятий, далеко выходящих за рамки одной компании. К примеру, это могут быть: семинары, совещания, презентации, интерактивное общение с партнёрами по бизнесу (видеомосты), брифинги, пресс-конференции. Как правило, конференц-залы располагаются в бизнес-центрах, и являются неотъемлемым атрибутом успешной компании.

И если одни прямо горят желанием купить конференц-зал и обустроить его по собственному усмотрению, то другие предпочитают аренду. Неважно, какой способ изберёт руководство, а важно то, что конференц-залы можно смело назвать отличным маркетинговым инструментом, позволяющим организовывать бизнес-процессы и управлять ими, а также воздействовать на потенциальных клиентов и партнёров по бизнесу. И для этого одного ораторского искусства «спикера» мало, поскольку техническое оснащение (зал ведь должен иметь не только трибуну с микрофоном), порой, играет решающую роль.

«Зеркало успеха» компании

Этого несколько «высокопарного» словосочетания вполне заслуживают современные конференц-залы, оснащение которых имеет немаловажное значение. Информационная площадка должна быть удобной во всех отношениях, и каждый человек, участвующий в брифинге или просто присутствующий на семинаре, не должен испытывать ни малейшего дискомфорта. Визуальный комфорт имеет огромное значение, и добиться его можно только за счёт привлечения к работе высококлассных дизайнеров, работающих вместе с архитекторами. Правильный выбор отделочных материалов крайне важен, так как если этим пренебречь, то излишняя звукопроницаемость, зашумленность, неразборчивость речи и другие «недостойные явления» не позволят донести информацию так, как хотелось бы. Разумеется, оборудование для конференц-зала просто обязано быть качественным и заслуживающим доверия.

В идеале, чтобы избежать возникновения непредвиденных ситуаций и негативных факторов, необходимо, чтобы специалисты, занятые в сфере акустических технологий, тесно взаимодействовали с архитекторами и дизайнерами, поскольку такой термин, как «акустика помещения» ещё никто не отменял. Чтобы создать идеальный конференц-зал, проект его должен предусматривать использование акустических панелей, обладающих определёнными свойствами (звукоотражение, звукоизоляция, звукопоглощение). Разумеется, функциональные системы информационной площадки необходимо выбирать в соответствии с конкретными условиями. Оснащение конференц-зала подразумевает наличие подходящей по всем критериям мебели и спецоборудования.

Перечень основного конференц-оборудования

Состав технических средств для передачи и воспроизведения информации зависит от того, какие мероприятия будут проводиться на информационной площадке. Здесь нет единого стандарта, и конференц-оборудование подбирается с учётом потребностей, и в этот перечень может входить:

Система видеоконференцсвязь. Обеспечивает аудиовизуальное общение сразу нескольким собеседникам в режиме онлайн. Видеоконференцсвязь – это отличный способ наладить коммуникативные связи между людьми, находящимся на значительном удалении друг от друга. Производители таких систем предлагают усовершенствованные модели, в состав которых входит: встроенный кодек, микрофон и «самонаводящаяся» видеокамера.

Экраны для конференц-залов. Подобный вид конференц-оборудования в узких кругах принято называть «видеостенами», предназначенными для «донесения» видеоинформации. В роли «поставщика картинки» могут выступить всевозможные видеопроигрыватели, ПК и ноутбуки, видеокамеры и другие устройства, способные воспроизводить изображение. В роли экрана может выступить «плазма», а также другие устройства.

Подсистема коммутации. Теперь она тоже может входить в комплекс акустического оборудования информационной площадки, и функции подсистемы коммутации сводятся не только к переключению источников звука, но и к звукообработке.

Проекционная система. В её состав может входить пара приспособлений: проектор и экран. Это достаточно распространённый элемент конференц-зала, оснащённый целым рядом дополнительных функций.

Конференц-система. Это конференц-оборудование, в состав которого входит множество элементов, и нередко оно обозначается другим термином – конгресс-система. При желании, можно оснастить конференц-систему дополнительным функционалом, чтобы она могла регистрировать участников мероприятия, вести подсчёт голосов при голосовании. А оборудование для синхронного перевода – это есть не что иное, как составной элемент конгресс-системы. Кстати, благодаря конференц-системе, в диспуте смогут принимать участие сразу несколько человек.

Конференц-связь. Даёт возможность для общения сразу нескольким людям. При желании, можно организовать как аудио-, так и видеоконференцию, благодаря чему собеседники смогут друг друга видеть. Такой «визуальный полилог» очень уместен при проведении многосторонних рабочих совещаний, презентаций, вебинаров, пресс-конференций и пр.

Конференц-микрофон. Это настоящий помощник, без которого невозможно проведение бизнес-мероприятий. Разумеется, в большинстве случаев такое приспособление используется «во множественном числе», и очень часто предпочтение отдаётся радиомикрофонам различных моделей, что и понятно: никто не хочет путаться в проводах. Существует невероятное количество разновидностей конференц-микрофонов, и одной из них является спикерфон – устройство, в состав которого может входить несколько динамиков и микрофонов.

Многофункциональный конференц-зал

Нередко один конференц-зал решает сразу несколько задач. Например, он может служить не только залом для совещаний и презентаций, но и взять на себя функцию помещения, где можно устроить банкет, провести круглый стол, устроить корпоративную вечеринку или использовать в качестве кинотеатра. То есть, конференц-зал можно обустроить так, чтобы он выполнял сразу несколько функций, и это будет лучшим решением из всех возможных. Но как обеспечить конференц-залу подобную трансформацию? Это можно сделать путём перестановки мебели и тщательного подбора разнородного оборудования, которое обязательно должно быть современным, поскольку его возможности по-настоящему безграничны.

Что нужно учесть при оснащении конференц-зала

Опубликовано Максим Пода

Проектирование конференц-зала — это сложный и кропотливый процесс, в котором основными ориентирами являются знания и опыт. Зачастую помещения, выделяемые под переговорные и конференц-залы сильно разнятся, как и требования заказчиков к оборудованию, поэтому универсального решения не существует. Так что каждый проект по оснащению конференц-зала уникален.

Рассмотрим основные этапы оборудования залов для проведения конференций, а также важные моменты и неочевидные тонкости.

Типы конференц-залов и посадки людей

Вариантов размещения участников и зрителей в конференц-залах великое множество, однако все они являются частными случаями пяти основных вариантов: класса, театра, круглого стола, переговоров и Т-образного размещения. Рассмотрим их подробнее:

Класс

Такое расположение подходит в случаях, когда необходима подача материала одним или несколькими ведущими средней группе слушателей — например, при проведении обучающих занятий, брифингов, лекций, тренингов или пресс-конференций.

Театр

Если во время выступления предполагается большое число слушателей, то такой способ размещения наиболее уместен. За счет отсутствия столов и другой мебели освободится дополнительное пространство, а стулья участников будут расположены друг за другом рядами, что позволит всем видеть и слышать выступающих.

Круглый стол

Наиболее подходящий вариант для проведения переговоров “на равных”. Акцент этого варианта размещения приходится именно на дискуссионную составляющую, т.к. участники находятся в фокусе внимания друг друга. Стол не обязательно должен быть круглым, он может быть составным — в форме квадрата или прямоугольника.

Переговоры

Данный вариант отлично зарекомендовал себя в переговорных комнатах крупнейших компаний всего мира. Он сочетает в себе удобство общения между участниками и работу с наглядными материалами. Длинный вытянутый стол позволяет разместить видеопанели по обе стороны стола или закрепить их на потолке, разделив переговорное пространство надвое.

Т-образное размещение

Этот способ размещения имеет схожесть с переговорами, однако в большей степени подходит для проведения рабочих совещаний и планерок. Руководитель находится во главе стола и возглавляет мозговой штурм, поочередно слушает отчеты подчиненных или вещает сам.

Вооружившись знаниями о вариантах размещения участников и слушателей, можно сделать первые выводы о типе конференц-зала, который вам подойдет. Как и говорилось ранее, смешанные стили также имеют место быть.

Что же нужно учесть при проектировании собственного зала?

Обстановка конференц-зала мебелью и оснащение техникой требует тщательного и точного планирования. Проект постройки конференц-зала следует разделить на этапы, в рамках которых будут производиться те или иные работы. Все это избавит вас от таких побочных задач, как укладка кабельных трасс поверх ламината или линолеума, монтаж видеопанелей на стену из гипсокартона и других, порой курьезных, проблем. В данной статье мы рассмотрим лишь основные виды работ и время, когда они должны выполняться.

Укладка кабельных трасс

После утверждения перечня оборудования и схемы его монтажа следует ознакомиться со спецификациями на используемые интерфейсы. Это даст понимание, какой длины кабели можно использовать и как их правильно разместить. Одни интерфейсы могут работать через специальные удлинители, а другие — только по специальным кабелям. Исходя из этого, можно оптимально распределить и подготовить строительными работами места под укладку кабелей.

Скрытые коммутации — это один из основных показателей качества интеграции оборудования. Отличным примером правильной интеграции AV-оборудования является проект Unitsolutions ФБУ «РОСТЕСТ-МОСКВА».

О камерах и видео

Расположение участников и мебели в помещении даст понимание, где расставить камеры и сколько их потребуется, чтобы получить лучшее изображение.

В больших конференц-залах, как правило, одна камера снимает общий план, а остальные — крупные планы выступающих делегатов. Если проявить немного фантазии и изобретательности, достаточно будет и одной PTZ-камеры. Самое главное при выборе места установки — проверять все возможные положения камеры и убедиться в отсутствии предметов закрывающих обзор, а также источников света, которые могут засветить кадр, и прочих помех.

Читайте также:  Как уничтожить тараканов в частном доме

Для лучшего понимания вариантов применения одной или нескольких камер ознакомьтесь со следующими проектами:

  • Конференц-зал для Российской премьер-лиги отличный пример необходимости использовать несколько PTZ камер;
  • Конференц-зал для Министерства здравоохранения Республики Беларусь имеет значительно большие габариты, но тем не менее в составе системы ВКС всего одна PTZ камера;

Что касается размещения телевизоров, видеостен или интерактивных панелей, тут все гораздо проще: участникам конференции должно быть удобно читать информацию с дисплея. В случае, если одного дисплея недостаточно из-за формы помещения или его габаритов, устанавливаются дублирующие дисплеи или видеостены большей диагонали. При монтаже не стоит забывать, что даже тонкие современные дисплеи имеют немалый вес, поэтому следует продумать о надежных способах их крепления.

Акустические “нюансы”

Звук в конференциях является основным носителем информации, и следует обязательно обеспечить его точную и чистую передачу.

В любом помещении присутствуют шумы: шелест бумаг, гул кондиционера и т.д. Они привычны и незаметны для человека, однако обычная акустическая аппаратура усиливает их наравне с голосом и даже громче. Помимо этого, существует множество различных акустических явлений, от которых следует избавиться — обратная связь (когда звук из колонок снова захватывается микрофоном), эффект эхо, разное расстояние выступающих до микрофона. Все эти проблемы можно устранить, применив специальную аппаратуру. Разрабатываемые для конференций устройства имеют механизмы подавления всех возможных помех:

  • Эффект эхо
  • Шумы
  • Обратная акустическая связь
  • Слабая слышимость

Проект оборудования переговорной комнаты в ДЦ «Москва-Сити» по праву является одним из самых сложных в акустическом смысле.

Заключение

В статье перечислены лишь основные, базовые принципы построения конференц-залов, но помимо этого существует множество “подводных камней” — например, совместимость устройств. Самостоятельно оборудовать конференц-зал вполне реально, если вы изучите нюансы работы устройств, закажете оборудование и смонтируете его, однако такой подход не гарантирует приемлемый конечный результат и влечет за собой большие затраты времени.

Команда Unitsolutions осуществит подбор оборудования, удовлетворяющего предъявляемым требованиям, а также произведет монтаж и наладку всей системы в кратчайшие сроки.

КАК ПОЛУЧИТЬ КОММЕРЧЕСКУЮ ВЫГОДУ ОТ КОНФЕРЕНЦ ЗАЛА? БИЗНЕС-ПЛАН КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА В ОФИСНОМ ЦЕНТРЕ ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ ДЛЯ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА

КАК ПОЛУЧИТЬ КОММЕРЧЕСКУЮ ВЫГОДУ ОТ КОНФЕРЕНЦ ЗАЛА? БИЗНЕС-ПЛАН КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА В ОФИСНОМ ЦЕНТРЕ ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ ДЛЯ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА

Как заработать на конференц-зале?

Назначений у конференц-зала может быть множество. Самое основное из них — это проведение внутрикорпоративных мероприятий, таких как совещания, семинары, тренинги, презентации, видеоконференции и т. д. Также в современных условиях ведения бизнеса весьма востребованы мероприятия с приглашением прессы — пресс-конференции, брифинги, круглые столы. Но массовые мероприятия происходят далеко не ежедневно, а помещение конференц-зала требует постоянных расходов — арендных платежей, коммунального обслуживания и т. д. Насколько оправдано такое решение – иметь собственный конференц-зал или арендовать?

Владелец конференц-зала всегда сумеет получить коммерческую выгоду от его использования. Сегодня на рынке присутствует постоянный спрос на аренду небольших и средних конференц-залов, формируемый всевозможными MLM-компаниями, тренинговыми центрами и коучами, обучающими компаниями и т. д. При правильном подходе хорошо оборудованный конференц-зал всегда можно сдать в аренду под проведение подобных мероприятий.

На основе полученных данных от наших партнеров мы расскажем вам о том, как создать или переоборудовать из имеющейся площади 60-80 м² современный и функциональный конференц-зал, в какую стоимость всё это обойдется и каковы сроки окупаемости такого зала.

РАССМОТРИМ ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ

Цель: создать конференц-зал в офисном центре, для сдачи в аренду организациям-арендаторам. При этом учитывать возможные постоянные нагрузки, большую проходимость и разные форматы мероприятий.

Необходимо выполнить следующие работы:

· общестроительные отделочные работы;

· укладка специализированного износостойкого коврового материала на пол;

· монтаж фальш-потолка из акустических панелей;

· установка канального кондиционера, приточно-вытяжной вентиляции, монтаж воздуховодов;

· электромонтажные работы, поставка и монтаж светильников;

· разработка и поставка эргономичной и практичной мебели;

· разработка и монтаж комплекса необходимых AV- систем сопровождения мероприятий.

Оборудование и его описание

Акустический модульный потолок

ВАЖНО! В любом интерьере конференц-залов для более комфортного естественного акустического фона принято использовать звукопоглощающие материалы. «Приглушив» помещение мы увеличим разборчивость речи выступающих.

В серии потолков и стеновых панелей представлен широкий ассортимент дополнительных элементов, который позволяет создать неповторимый дизайн интерьера. Применив разноуровневый акустический потолок, можно спрятать инженерные системы и сети, органично разместить светильники, пожарные датчики, решетки вентиляции и прочее оборудование.

Внутреннее освещение

В конференц-зале проводятся различные форматы мероприятий, сконцентрировать внимание зрителя – вот основная задача выступающих!

Потолочные LED светильники обеспечивают эффективное фоновое освещение. Конструкция позволяет стыковать несколько светильников в непрерывную линию!

Точечные LED светильники подсвечивают проходы между рядами и пути эвакуации, элементы декора и стены.

LED светильники направленного света для контрового освещения выступающих на сцене людей без засветки экранов. Шинопровод позволяет избежать классических ферм!

Напольное покрытие

Предпочтительно использовать ковровое покрытие для офисов с высоким уровнем шумопоглощения и экстремальной износоустойчивостью. Благодаря этому сильно снизится шум при ходьбе, особенно на каблуках или от передвижения кресел. Естественная приглушенность зала позволяет существенно повысить разборчивость речи при выступлениях.

Приточно-вытяжная вентиляция и кондиционирование

Исходя из СНиП для конференц-залов расход воздуха на человека составляет не менее 20 м3час, исходя из максимальной вместимости конференц-зала и переговорной комнаты, необходимо рассчитать минимальный расход системы, выбрать Приточно-вытяжную установку, лучше с рекуперативным устройством, предназначенным для подачи, очистки и удаления отработанного воздуха в помещения небольших объемов. Нагрев и увлажнение воздуха в этом случае осуществляется без дополнительных затрат электроэнергии. Происходит это за счет пластинчатого рекуператора мембранного типа, который извлекая тепло и влагу из утилизированного воздуха, передает их поступающему воздуху с улицы. Монтаж установки можно осуществлять непосредственно в обслуживаемом помещении и подвесным потолком.

Канальная система кондиционирования способна создавать комфортный микроклимат в помещении и включает в себя универсальный внешний блок и комплектуется из полупромышленных кондиционеров внутренних блоков напольно-потолочного, кассетного и канального типов.

Мебель и кресла

Стильные и современные стулья – отличное решение для переговорных комнат и конференц-залов. Спинка и сиденье изготовлены на основе цельного фанерного каркаса и обиты натуральной кожей. Устойчивая металлическая хромированная рама. Анатомические формы придают позвоночнику физиологически правильное положение. Индивидуальные размеры по основным параметрам: высота и глубина сиденья, высота и отклонение спинки, высота и положение подлокотников, формируют правильную осанку при максимальном комфорте.

Для эстетичности при проведении демонстраций с портативных устройств на трибуне и в столе переговоров предлагается установить врезной архитектурный интерфейс. Подключение внешних источников осуществляется через разъем HDMI или с планшета с переходником на HDMI.

Оборудование видео и аудио

В качестве средства усиления речи и воспроизведения презентаций предлагается использовать несколько акустических систем для распределения звука, делая его равномерным и разборчивым, без паразитных ревербераций. Усилитель громкости обеспечивает запас мощности для передачи без искажений речи выступающих или воспроизведения мультимедийных материалов.

Для конференц-залов большого и среднего размера рекомендуется выбирать инсталляционный проектор с высоким аппаратным разрешением и высокой яркостью.

В разделе «Полезные документы» вы можете скачать полную версию документа, которая содержит затраты на оснащения конференц-зала и переговорной комнаты, а также расчет сроков окупаемости вложений.

Нужен ли конференц-зал в гостинице?

Пустая ли это трата полезной площади или реальная возможность дополнительного заработка? Об этом мы говорили со специалистами компаний Asia Music, “Видеолюкс”, “ДЕЛАЙТ 2000”, Polymedia, Hoist Technology.

В каких случаях создание конференц-зала в гостинице оправдано?

“ДЕЛАЙТ 2000”. В любом отеле три звезды и выше должен быть конференц-зал. В первую очередь это касается отелей бизнес-класса: деловые люди, останавливаясь в такой гостинице, должны быть уверены, что без лишних хлопот смогут провести встречу, переговоры, мероприятие. Будет ли это конференц-зал, переговорная комната или многофункциональное помещение-трансформер решать владельцам и администрации гостиницы. В свою очередь исполнители, AV-интеграторы, опираясь на выработанную заказчиком идеологию конкретного проекта, могут предложить оптимальное комплексное решение.

Видеолюкс. Факторы, при которых конференц-зал оправдан: количество номеров в отеле более 50-ти, расположение рядом с центрами деловой либо развлекательной активности, направленность отеля на бизнес аудиторию, наличие в отеле бизнес-центра.

Polymedia. Создание собственного конференц-зала всегда оправдано. Во-первых, это повышает имидж гостиницы, во-вторых, увеличивает стоимость номерного фонда: проведение конференций и всевозможных мероприятий влияет на заполняемость. Бывает и так, что доход, который приносит сдача конференц-зала в аренду, превышает доход от сдачи номеров.

В малых городах, как правило, такая практика не развита вообще: конференц-залы есть только на крупных и градообразующих предприятиях.

Как рассчитывается пропускная способность и возможности конференц-зала исходя из общих возможностей отеля?

“ДЕЛАЙТ 2000”. Когда мы делаем проект конференц-зала, всегда даем рекомендации по его использованию, максимальной наполненности, рассчитываем расстановку оборудования и другие параметры.

Видеолюкс. 30-40 % емкости номерного фонда отеля.

Polymedia. Небольшая гостиница должна иметь несколько переговорных комнат, средняя по размерам и уровню подразумевает наличие не только переговорных, но и конференц-зала на 30-50 человек. Крупные же гостиницы должны располагать конференц-залом на 150-250 человек, банкетным залом на 200-300 человек и блоком переговорных комнат.

Каковы основные требования к помещению с точки зрения подключения и использования оборудования?

“ДЕЛАЙТ 2000”. Помещение должно рассматриваться с точки зрения комфорта пребывания в нем и удобства проведения мероприятия. Не рекомендуется размещать конференц-зал в низком, длинном или узком помещении. Что касается подключения оборудования, важно, чтобы такая возможность предусматривалась в принципе, а как это будет реализовано,;- задача проектировщиков, AV-интеграторов. Для каждого помещения и каждого варианта оснащения и применения можно предложить оптимальную строительную подготовку. Рассчитать таким образом, чтобы заказчик эксплуатировал конференц-зал с использованием как стационарного, так и переносного оборудования в зависимости от потребностей проводимого мероприятия.

Читайте также:  С чего начать ремонт в новостройке?

Видеолюкс. Просторный светлый зал с затемнением; возможность трансформации – разделения на независимые помещения; выделенный Интернет; стабильное питание 220/380 вольт; звуковое акустическое оформление; видеостена, видеопроектор.

Polymedia. Все зависит от размеров помещения и его предназначения. В небольших переговорных необходимы правильно организованое зонирование света и вентиляция. Если же речь идет о создании крупного конференц-зала, должны быть: дизайн-проект, проект по свету, вентиляции и слаботочке, акустический проект и технический проект по оборудованию.

Каков базовый набор оборудования, необходимого для гостиничного конференц-зала?

“ДЕЛАЙТ 2000”. Конференц-зал должен быть оснащен аудиовизуальным комплексом, в который обязательно входят система отображения информации и система звукового сопровождения. В зависимости от размера помещения, системой отображения может быть проектор с экраном, ЖК-дисплей или полиэкран из ЖК-дисплеев. Система звукового сопровождения, в минимальной своей конфигурации, должна позволять выступающим говорить, а аудитории слышать все без напряжения. Без усилий должен восприниматься участниками мероприятия и весь звук медийного контента, который воспроизводит система отображения. В первом случае используются тщательно подобранные под характеристики помещения микрофонные системы, во втором и третьем – акустические. Все остальное является опциями. Это и более серьезные системы озвучивания, отображения, коммутации. Варианты подключения различных источников. Возможность использования систем видеоконференцсвязи или проведения мероприятий типа “круглый стол”, когда у всех участников есть микрофоны, позволяющие комфортно и просто вести диалог и обсуждение. В то же время возможность проведения мультиязычных мероприятий, а значит, и наличие системы синхронного перевода очень специфична. В рамках технического решения конференц-зала система синхронного перевода не привязана к другому оборудованию. Она может быть беспрепятственно установлена, снята, перевезена, и поэтому ее проще взять в аренду.

Polymedia. Типовой набор включает в себя системы отображения информации, озвучивания, конференц-систему с синхропереводом, системы видеоконференцсвязи, аудио/видео протоколирования мероприятий, технологического телевидения, единого мониторинга и интегрированного управления комплексом, систему, предусматривающую возможность подключения оборудования, которое приносят с собой посетители. Опционально может быть установлена система концертного звука и света.

Видеолюкс. Презентационное оборудование: видеопроектор, видеостена, мониторы Digital Signage; звуковое оборудование; система синхронного перевода.

Asia Music. При оформлении конференц-залов важными факторами являются отделка помещения (с акустической точки зрения) и грамотно спроектированный, установленный и настроенный комплекс аудио и видео оборудования. В любом конференц-зале в центре внимания находится конференц-стол и, соответственно, основное оборудование для конференц-зала – конференцсистема. Конференц-система – это комплект звукоусилительного оборудования, имеющий определенный набор функций для удобства ведения конференций, состоящий из микрофонного пульта председателя, N-го количества микрофонных пультов делегатов, центрального модуля. В некоторых микрофонных пультах конференц-системы есть встроенный селектор каналов для выбора языка в случае многоязычных конференций. К микрофонному пульту подключаются наушники, и участник конференции может слушать родную речь, выбрав необходимый канал. Системы синхронного перевода, как правило, являются независимыми от той или иной конференц-системы и имеют свой центральный блок управления, пульты для переводчиков и соединяются с центральным блоком конференц-системы. Системы синхронного перевода могут быть проводными и беспроводными (как правило инфракрасные или радио). Беспроводные системы синхроперевода более удобны и распространены, т.к. позволяют не привязывать человека к определенному месту нахождения.

Для переводчиков необходимо оборудовать отдельное шумозаглушенное помещение (специальные кабины) с полным обзором выступающих. В случае невозможности организовать прямой обзор помещения конференц-зала в месте, отведенном для переводчиков-синхронистов, используют технологическое телевидение – в зале устанавливают несколько поворотных видеокамер, а в помещении переводчиков – мониторы и панели управления видеокамерами.

Основа выбора любой системы – это правильно сформулированное техническое задание со стороны заказчика (или совместно с системным интегратором). Собрать все компоненты системы исходя из параметров помещения, пожеланий заказчика, технических возможностей (прокладки кабельных трасс, расчета мощностей и т.п.) – задача инженера, но никак не продавца или менеджера, что не редкость в наше время. Основная ошибка заказчика – покупка оборудования без условия последующей установки и настройки.

В современном конференц-зале конференц-системы лишь часть комплекса оборудования, в котором могут быть дополнительные звукоусилительные и звукозаписывающие системы, оборудование обработки звука в помещении, подавители акустической обратной связи, устройства согласования с телефонной линией, всевозможные системы управления, системы синхронного перевода речи и трансляции звукового сигнала в Интернет, не говоря уже о видео оборудовании.

Существуют ли какие-либо тенденции и даже фишки для оборудования конференц-залов?

“ДЕЛАЙТ 2000”. Если гостиница расположена в “активном” месте, имеет несколько конференц-залов и переговорных комнат, которые она сдает в аренду и где постоянно проводятся мероприятия, то крайне востребованной будет система информирования клиентов о том, где какие мероприятия проходят. Это может сделать гостиницу и конференц-зал более привлекательным для серьезного клиента. К примеру, в рамках системы информирования на входе в зоне лобби и около конференц-зала будут размещены экраны. Участников и посетителей мероприятия встретит не бумажка с распечатанной на принтере стрелочкой, а информационное табло с графической и текстовой информацией – все понятно и удобно.

Одна из услуг, которая сейчас достаточно популярна и может быть востребована заказчиком, – это запись мероприятия. Особенно это актуально для организаторов, которые занимаются этим как бизнесом и приглашают известных выступающих. Люди приходят на мероприятие, слушают доклады, обсуждения и по окончании получают диск или комплект дисков с видеозаписью.

Другой “фишкой” для серьезных или резонансных мероприятий может быть онлайн-трансляция. Это весьма актуально, если организаторы хотят расширить аудиторию за счет интернет-пользователей или предоставить услугу тем участникам, которые по тем или иным причинам не смогли присутствовать на мероприятии. Причем, онлайн-трансляция возможна с обратной связью.

Видеолюкс. Digital Signage оборудование, бесшовные видеостены, профессиональные мониторы 50”-80”; профессиональные системы видеоконференций (телеприсутствия); 3D видеопроекторы.

Polymedia. Тенденций и фишек много. Это и система бронирования переговорных и конференц-залов, и система распределенного вещания контента по различным (разноформатным) системам отображения, система интерактивных киосков и интерактивной навигации по гостинице, виртуальная гостевая книга, различные креативные решения по входным зонам на основе светодиодной и лазернофосфорной технологий.

Кроме того, гостиница может организовать и проводить сеансы видеоконференцсвязи. Да, при наличии Интернета заказчик и сам может это сделать, но на простом бытовом уровне. Проведение же мероприятий на высоком техническом уровне требует использования высококачественных средств видеоконференцсвязи (ВКС). Естественно, администрации гостиницы необходимо понимать, что для ВКС необходимо специальным образом подготовленное помещение, где все рассчитано, вплоть до освещения цвета стен – они влияют на отраженный свет и, соответственно, на конечное изображение.

Важно чтобы заказчик не просто на хорошем техническом уровне проводил сеанс ВКС, хорошо видел и слышал собеседника, но и собеседник получал четкую, ясную, сбалансированную картинку и звук. Поэтому, надо решать целесообразно ли организовывать такое помещение или достаточно использовать арендуемое оборудование ВКС. Каждая гостиница этот вопрос решает для себя самостоятельно, учитывая свой уровень, статус клиентов, востребованность такой услуги.

Hoist Technology Один из наиболее заметных трендов на отельном рынке – использование современных инновационных IT-технологий. Наиболее востребованная на сегодняшний день система, используемая в отелях c конференц-залами, – это система конференц-гид Digital Signage.

Современные технологии позволяют одновременно выводить на экраны расписание мероприятий, видео, бегущую строку с новостями, курсы валют и погоду на улице. Подобные цифровые системы носят название Digital Signage.

Все без исключения гости нуждаются в актуальной и своевременно предоставляемой информации, особенно, если в отеле одновременно проходит несколько конференций. Digital Signage представляет собой цифровую систему предоставления информации, которая позволяет минимизировать риски, часто возникающие при проведении конференций, и повысить эффективность работы персонала.

Незначительное на первый взгляд изменение в расписании или смена места встречи в результате приводит к неизбежной путанице и, возможно, даже к срыву конференции. Отель, который использует бумажные объявления, будет вынужден оперативно распечатать большое их количество с обновленной информацией и распространить между участниками конференции. На распечатку уходит много времени, бумаги и краски, сотрудники отеля вынуждены бросать свои дела и ликвидировать последствия дезинформации, сообщая участникам новое время и помогая найти необходимый конференц-зал. Если это не сделать вовремя, под угрозой успешное проведение конференции, и, соответственно имидж и репутация клиента, которые непосредственно отразятся на удовлетворенности клиента услугами самого отеля.

Цифровые системы легко решают проблемы, традиционно возникающие при использовании бумажных объявлений.

Цифровые системы Digital Signage отличаются высокой отдачей от инвестиций, это выгодное и эффективное вложение средств. Во-первых, возможность запускать презентации и видео компаний-арендаторов повышает стоимость конференц-пакета отеля.

Во-вторых, качественный информационный контент для систем Digital Signage, сделанный с использованием корпоративных стандартов (цветов, логотипов, шрифтов и т.д.), в свою очередь повышает узнаваемость и цену отельного бренда. В-третьих, информационная площадка в свободное от конференций время может служить для размещения рекламы об услугах отеля или сдаваться третьим лицам в аренду. Наконец, профессиональные дисплеи отличаются значительно более высоким сроком службы.

С использованием цифровых дисплеев возрастает эффективность работы сотрудников стойки регистрации – они больше времени могут уделять своим прямым должностным обязанностям. Более того, один сотрудник за 5 минут может обновить информацию, которая одновременно отразится на всех выбранных мониторах. Гости могут получить ответы на многие вопросы непосредственно на мониторах в лобби. Разместив информационные дисплеи, объединенные в общую систему, в общественных зонах, ресторанах и барах можно легко и быстро проинформировать гостей о любых изменениях. Цифровая навигация по отелю позволяет сделать пребывание гостей удобным, а также приятным и запоминающимся.

Системы Digital Signage получают все большее распространение не только в 4 и 5-звездочных отелях, но и в отелях уровня 3 звезды. Успех их обеспечивается небольшими инвестициями, их быстрым возвратом (высокий ROI) через продажу дополнительных услуг отеля, рекламируемых через эту систему, а также в привлечении корпоративных клиентов для проведения конференций (отель с цифровой системой навигации и возможностью выводить презентации и видеоролики компаний, арендующих конференц-залы, пользуется неизменно большей популярностью для проведения корпоративных семинаров).

Читайте также:  Как утеплить балкон снаружи?

Какие существуют формы сотрудничества гостиницы и компаний, поставляющих оборудование для конференц-залов, кроме продажи, как они юридически оформляются?

“ДЕЛАЙТ 2000”. Гостиницы задумываются об оснащении конференц-зала, как правило, в двух случаях: если в их инвест-проектах стоит задача создания конференц-зала или администрация хочет переоснастить существующий конференц-зал.

В первом случае, наше сотрудничество начинается с создания проекта, который должен быть грамотно рассчитан с точки зрения аудиовизуального комплекса. Следующий этап – строительная подготовка. Здесь компания осуществляет авторский надзор за правильностью выполнения строительной организации проекта в части подготовки помещения для будущего монтажа аудиовизуального комплекса. Затем мы выступаем в качестве поставщика, оказывающего услуги и выполняющего работы по монтажу и наладке аудиовизуального комплекса. В состав такого комплекса может входить не только стационарное оборудование, но и мобильный комплект, который устанавливается в зависимости от запроса арендатора. Как правило, компания может выступать в качестве подрядчика у генподрядчика по строительству гостиницы.

Во втором случае, когда гостиница планирует модернизацию или реконструкцию уже существующего конференц-зала, поставщик оборудования или решения может полностью выполнить проект, включая и предложение элементов дизайна, и создание архитектурного проекта, и варианты решения по звуку, свету, организации бизнес-пространства.

В этом случае компания выполняет расширенные функции как проектировщик, и когда дело доходит до реконструкции и модернизации – функции генподрядчика. Юридически все оформляется договорами.

Polymedia. Помимо продажи, можно, конечно, сдавать оборудование в аренду, но если это делать на постоянной основе, вряд ли это будет рентабельно для гостиницы. Ведь в такую услугу входит не только оплата аренды оборудования, но и техподдержка, оплата которой зависит от времени и квалификации персонала.

Виртуально “прогуляться” по конференц-залу — как выбрать правильное оборудование

  • «Мы должны за сутки остановить предприятие». На Урале закрывают крупную птицефабрику
    До аэропорта Кольцово в Екатеринбурге запустят аэроэкспресс
    Ричард Брэнсон: «Делегирование и способность находить прекрасных людей — мое все»
    Мэрия снова просит суд взыскать деньги с барда Новикова

    Залог успешного мероприятия напрямую зависит от оснащения конференц-зала. Самостоятельно закупить и установить оборудование — задача не из легких. Лучше всего поручить это дело профессионалам.

    Компания «АудиоВидеоСистемы» уже более 10 лет оборудует конференц-залы различной сложности — от зала для депутатов городской думы до помещений в крупных банках или выставочных центрах. Все, что нужно от заказчика: предоставить параметры помещения, сценарий использования оборудования и помещения, пожелания к внешнему виду, и конечно, предполагаемый бюджет.

    С чего начать?

    Для того, чтобы подобрать верное оборудование, стоит собрать и передать полную информацию о том, что же будет проходить в этом конференц-зале. Например, для иностранных гостей надо организовать синхронный перевод, а для комфортного времяпрепровождения нужно больше естественного света. Если возникают сложности, то на место выезжает инженер, который поможет учесть все нюансы. Все пожелания компания соберет в один материал и предложит различные варианты идеально оборудованного конференц-зала. А для лучшего восприятия создается 3D-проект будущего помещения.

    Компания также успешно создает проекты в виртуальной реальности. Такой подход был применен для будущего зала заседаний депутатов городской думы Екатеринбурга. Каждый желающий смог «прогуляться» по залу, изучить технику и расположение мебели.

    Когда говорят, что презентация доклада или проекта прошла на уровне, то тут заслуга не только выступающего, но и оборудования, которое помогло добиться такого успеха.

    Какое оборудование надо установить в конференц-зале?

    Наполнение помещения может быть всевозможным, но без ряда специальных устройств представить современный конференц-зал трудно. В больших помещениях иногда очень сложно расслышать людей из разных концов, а постоянно передавать микрофон — лишняя трата времени и сил. Именно для таких случаев и существуют конференц-системы. Речь идет о мультимедийных проекторах, документ-камерах, интерактивных досках, современных микрофонах и динамиках, системах синхронного перевода и системах видеоконференцсвязи.

    Для того, чтобы в помещении, предназначенном для проведения конференций и других важных мероприятий, докладчикам и слушателям было максимально удобно, необходимо не только грамотно подобрать оборудование, но и позаботиться о качественной акустике. Прежде всего, она зависит от самого помещения, а также от мебели, которая там находится. В идеале проектирование конференц-зала выполняется на этапе подготовки к строительству объекта.

    Компания «АудиоВидеоСистемы» также предлагает сделать конференц-зал «под ключ». Специалисты сами разработают дизайн-проект с учетом всех технических параметров.

    Что такое хороший конференц-зал?

    Во-первых, это помещение должно соответствовать целям. Конференц-зал может быть, как для завода, бизнес-центра, так и для государственного учреждения. И все они отличаются по характеру мероприятий, количеству участников, и, конечно же, по оборудованию. Где-то потребуется хорошая видеосвязь с другими городами, а где-то — хорошая звукоизоляция и т. д. Возможность трансформации зала особенно значима для отелей и бизнес-центров — в считанные минуты большой зал можно превратить в переговорную комнату или малый зал.

    Во-вторых, правильный и обдуманный подбор мультимедийной техники, освещения, мебели и посадки гостей и спикеров. Дело в том, что участники должны видеть информацию на экране даже при выключенном освещении. И стоит ли говорить, что залог успешного мероприятия — микрофон, который не издает лишних шумов и не выключается при любой возможности. Колонки в помещении должны быть установлены так, чтобы каждый участник встречи хорошо слышал всю информацию, а звукоусиление позволит создать нужную атмосферу.

    В-третьих, это удобное и простое использование системы управления. Дело в том, что современные технологии позволяют не тратить деньги на специального сотрудника, который будет управлять техникой. «Умные технологии» помогают участникам самостоятельно производить настройку нужных параметров без участия технических специалистов. Сделать это можно с планшета, телефона или со стационарных точек.

    «Мы постоянно отслеживаем мировые тенденции развития коммуникаций в мире аудио- и видеооборудования, чтобы предлагать нашим клиентам наиболее эффективные и стабильные решения», — А.В. Алимпиев, коммерческий директор АВС

    Идеальный конференц-зал— это место, где люди будут чувствовать себя комфортно, а также получат всю необходимую информацию легким и доступным способом. Гораздо лучше слушать доклад из качественных колонок и задавать вопросы в рабочий микрофон, а не кричать с места.

    Компания «АудиоВидеоСистемы» выполняет проекты для конференц- и актовых залах в Москве, Екатеринбурге, Челябинске, Тюмени, Перми, Санкт-Петербурге, Новосибирске, а также в других городах России.

    Конференц-залы отеля “Гранат” : огромные возможности для проведения форумов, конференций, бизнес-встреч, тренингов и мастер-классов

    Что нужно учитывать тем, кто собирается впервые арендовать конференц-залы отеля “Гранат»? Об этом порталу EventNN.ru рассказали сотрудники отеля «Гранат».

    Что представляют собой конференц-залы отеля «Гранат»? Чем они отличаются друг от друга? Как они называются?

    Конференц-залы ресторанно-гостиничного комплекса GRANAT – это огромные возможности для проведения форумов, конференций, бизнес-встреч, переговоров, тренингов, мастер-классов и любых других мероприятий делового или рекламного формата. Залы отличаются цветовой гаммой, возможностями рассадки, вместимостью.

    Самый большой зал, «Алмаз», вмещает до 120 человек при рассадке «Театром». Конференц-зал «Янтарь» вмещает в себя до 50 человек при рассадке «Театр», а «Сапфир» – до 60 человек при такой же посадке «Театром».

    Названия конференц-залов получены благодаря их цветовому оформлению. «Алмаз» полностью выполнен в белых оттенках, «Янтарь» – в желтых, «Сапфир» – в серо-голубых.

    Что можно сказать про интерьеры конференц-залов отеля Granat? В каком стиле они сделаны? Кто занимался их разработкой?

    Все залы оформлены в современном стиле, максимально просты и не перегружены деталями, чтобы во время конференций ничего не отвлекало от важных переговоров. Разработкой дизайна конференц-залов занимались сами собственники ресторанно-гостиничного комплекса GRANAT.

    Как оборудованы конференц-залы отеля Granat?

    В конференц-залах есть все необходимое для проведения мероприятий на высочайшем уровне: комфортабельная мебель (мягкие стулья и удобные столы); инновационное мультимедийное оборудование: проектор, плазменные панели, аудиокустическая система, микрофоны, мощный компьютер с современным программным обеспечением, флипчарт, блокнот для флипчарта, маркеры; скоростной интернет (Wi-Fi); услуги гардероба. С помощью данного оборудования можно провести любое мероприятие.

    Что входит в стоимость аренды конференц-залов отеля Granat, а за что нужно платить дополнительно?

    Есть тариф с включенным в стоимость оборудованием, есть тариф без включенного в стоимость оборудования. Все нюансы обсуждаются в индивидуальном порядке. Также дополнительная стоимость взимается в случае, если нужно организовать фуршет или кофе-брейк.

    Что можно сказать про стоимость аренды конференц-залов отеля Granat? Как она может варьироваться в зависимости от различных факторов?

    При бронировании конференц-залов действуют фиксированные цены, с которыми можно ознакомиться на нашем сайте или по телефону – 89101433030. Особые условия аренды или возможные скидки согласовываются в индивидуальном порядке с заказчиками конференц-залов.

    Как организуется питание во время проведения мероприятий в конференц-залах отеля Granat?

    При проведении мероприятий заказчики могут организовать кофе-брейк или фуршет по специально разработанному меню. Также есть возможность организации полноценного обеда или ужина в нашем ресторане GRANAT.

    Что нужно учитывать тем, кто собирается впервые арендовать конференц-залы отеля комплекса Granat?

    Наши менеджеры сориентируют заказчика конференц-зала по любому интересующему его вопросу, поэтому ни о чем беспокоиться или что-либо учитывать заранее не придется.

    Многофункциональность и вместительность помещения, инновационное техническое оснащение, дополнительные услуги, профессионализм персонала и индивидуальный подход к каждому клиенту обеспечивают высокий уровень проведения деловых и рекламных мероприятий!

    Ссылка на основную публикацию